Omkostningsgodtgørelsens (svære?) regler

Kære undervisere, 

For at både I, og jeg som kasserer i foreningen, skal få det så let som muligt, vil jeg hermed benytte lejligheden til at oplyse om /klargøre de regler, der gælder for udbetalingen af jeres omkostningsgodtgørelse. Det vil sige, hvad det er for typer af kvitteringer, der kan bruges som modregning for den ”løn”, I får for jeres undervisning her i foreningen.

Forudsætningen for omkostningsgodtgørelse som princip er, at udbetalingen er skattefri for jer, eftersom I rent skatteteknisk opfattes som frivillige. De penge I får kaldes af samme årsag for ”omkostningsgodtgørelse” og ikke for løn.

Det er derfor også væsentligt, at de udgifter I afholder, og som I dokumenterer overfor foreningen (mig), har relevans for jeres indsats som trænere. Det handler m.a.o. om, at det I anskaffer jer (eller foretager jer) skal relatere sig til de aktiviteter, I har i foreningens regi.

Eksempler på relevante anskaffelser/aktiviteter:

• Sportstøj
• Sportssko
• Sportsudstyr/-redskaber (relevant)
• Til personlig pleje knyttet til træningen: kamfercreme/massageolie, knæbind el.lign.
• Musik
• Fagbøger/tidsskrifter
• Fagligt relevante kurser

Desuden er det muligt at få dækket sine udgifter til tøjvask. Det kan være vanskeligt at dokumentere, men hvis man kan, så er det altså også en mulighed. 

Besøg ved idrætsmassør, kiropraktor o.lign. kunne man muligvis også argumentere for relevansen af.

Kvitteringer fra diverse transportmidler (benzinregninger, busbilletter, togbilletter etc.), frisør-besøg, blazerjakker eller møbelanskaffelser går med andre ord ikke.

Aktuelle kvitteringer

Kvitteringerne skal naturligvis være fra den periode, som træningen er foregået indenfor. Det dur altså ikke at komme med år-gamle kvitteringer. Starter sæsonen i september vil det dog være OK at anvende kvitteringer for indkøb af f.eks. træningstøj eller CD´ere.

Kvitteringernes omfang

Pr. sæson gælder det, at kvitteringerne samlet set skal svare til den samlede lønudbetaling – MINUS 3200 kr. fordelt på hhv. 2000 kr. til administration og 1200 til telefon/net, som anses som en naturlig del af trænergerningen (jf. omkostningsgodtgørelsessedlen).

Altså: lønnen minus 3200 kr. udgør det beløb, som kvitteringerne skal løbe op i.

Omkostningsgodtgørelsesseddel (langt ord)

Omkostningsgodtgørelsessedlen, skal udfyldes, for hver gang I  ønsker at få udbetalt ”løn” og fremsendes til kassereren sammen med kvitteringerne. I kan printe omkostningsgodtgørelsessedlen fra vores hjemmeside (www.movendance.dk – under ”hvem er vi”) eller få den tilsendt ved at kontakte kassereren (se kontaktoplysninger nedenfor). Udbetalingen foregår som regel over 2-4 gange i løbet af en sæson, men det kan også variere alt afhængigt af temperament og økonomi.

Men det er da ikke forbudt at tænke på kassereren. Det er ikke nødvendigvis spændende at overføre penge hver uge!

Hvis der af en eller anden grund ikke er muligt at fremskaffe en omkostningsgodtgørelsesseddel, så vedlæg en seddel, hvor I skriver jeres navn og det hold I underviser på; antallet af timer I har undervist og ønsker at få udbetalt penge for (skriv de konkrete datoer for undervisning); endelig skal I  huske at skrive det kontonummer, som I vil have lønnen overført til. Jeg overfører pengene så hurtigt som muligt.

Jeg vil gøre særligt opmærksom på, at I skal aflevere den sidste omkostningsgodtgørelsesseddel så hurtigt som muligt efter sæsonen eller træningsforløbet er afsluttet. Aller senest inden afslutningen på regnskabsåret, hvilket er d. 30. juni.  

OBS!

1.      Der udbetales ikke løn med mindre, der samtidigt fremsendes tilstrækkeligt med refusions- berettigede bon´er. Dvs. bon´ er som hører ind under nogle af ovennævnte kategorier (sportstøj, CD´ere, fagbøger, kurser etc.) og som samtidigt relaterer sig til den tidsmæssige periode, hvor undervisningen finder sted.

2.      Det vil samtidigt sige, at det ikke går an at vedlægge bon´er for porto og kontorartikler, eftersom den kategori behandles som vederlagsfrie beløb og ikke efter regler om godtgørelse.    

3.      Der udbetales ikke løn efter d. 30. juni som er skæringsdato for foreningens regnskabsår.

Skulle der være nogle spørgsmål eller uklarheder, er I naturligvis velkomne til at ringe eller skrive til mig på

Tlf: 28720916 eller mettemog@ruc.dk

Med venlige hilsner

Mette Mogensen

Græsmarken 4

4140 Borup